A Divisão do Trabalho Cartorário

O trabalho de cartório e o de gabinete devem andar em sintonia para que sejam obtidos resultados positivos e, para tanto, no início de 2009 foi expedida Ordem de Serviço estabelecendo a divisão de funções para cada servidor.

No decorrer do tempo, em virtude de alteração de servidores e necessidade de adequação dos serviços, foram realizadas modificações, através de novas ordens de serviço, chegando-se ao modelo atual.

Foi definido que todo e qualquer servidor, incluindo Escrivão, Oficial Ajudante e Oficiais Escreventes, deve realizar atos de cumprimento de processos e juntadas, mantidas as funções exclusivas de cada cargo.

Para o cumprimento de processos e juntadas foi criada uma tabela de distribuição entre os servidores, utilizando-se como critério os números finais dos processos (sem considerar o dígito), ficando dividido assim:

Caroline Marotto Caetano (Escrivã) – finais 2 e 7 (dígitos 0 a 4)
Lisiane Soares Eifert (Oficiala Ajudante) – finais 2 e 7 (dígitos 5 a 9)
Eliana Machado Giacomini (Oficiala Escrevente) – finais 3 e 8
Manuela Bianchini Galuk (Oficiala Escrevente) – finais 6 e 9
Roberto André Rocha Fraga (Oficial Escrevente) – finais 0 e 5
Fabiane Carvalho Azambuja (Oficiala Escrevente) – finais 1 e 4

Note-se que a Escrivã e a Oficiala Ajudante dividem dois finais por dígitos, uma vez que tem atribuições administrativas diferenciadas em virtude de suas funções, tais como a confecção de certidões narratórias, verificação do e-mail setorial e a consulta ao Diário de Justiça que é encargo da Escrivã, assim como a confecção de alvarás e certidões nas buscas e apreensões e reintegratórias a cargo da Oficiala Ajudante.

Outro ponto disciplinado é o atendimento ao público, o qual é realizado por um estagiário de segunda à sexta-feira, a ser designado pela escrivã, acompanhado por um servidor, conforme planilha estabelecida na Ordem de Serviço, devendo a escrivã atender casos de dúvidas no balcão que não possa ser resolvido pelo Servidor ou Estagiário responsável no dia.

Ainda, em caso de licenças ou férias concedidas fica estipulada tabela de substituição, observando-se o critério antes mencionado (último número do processo, excluído o dígito) e a Consolidação Normativa – que prevê a impossibilidade de que a Escrivã e a Oficial Ajudante saiam em férias concomitantemente – conforme tabela abaixo:

Tal sistema divide igualitariamente o serviço de todos no cartório e possibilita a avaliação individualizada de cada servidor, utilizando-se o sistema SAV.

Temos em mente, após uma reunião que deverá ser realizada em março, proceder nova modificação do sistema estabelecido, buscando melhorar ainda mais o trabalhos desenvolvidos.

Obviamente que tais modificações serão publicadas em nosso blog.

Até breve...